Список навыков и обязанностей помощника Office
Содержание
Должности офисного помощника (аналогичные личным помощникам) можно найти во всех отраслях, и у них довольно большой набор навыков. Офисных помощников иногда называют секретарями или административными помощниками, но они помогают в работе офиса. Независимо от того, принадлежит ли офис юридической фирме, медицинской практике, учебному заведению или корпорации, потребности одинаковы; кто-то должен регистрировать записи, вести расписание и заботиться о повседневной коммуникации от имени людей, которые пользуются офисом. Чтобы кто-то мог быть вами.
Офисный помощник
В то время как должности офисного помощника, как правило, похожи друг на друга, работа по-прежнему варьируется - она просто меняется изо дня в день, а не от офиса к офису. Сегодня вы можете выступить в качестве регистратора, завтра может потребоваться ремонт принтера, а на следующий день вам придется перенести весь шкаф с документами в двадцать первый век. Вам понадобится очень широкий набор навыков, чтобы добиться успеха.
Офисные помощники являются одними из великих незамеченных героев делового мира, потому что, когда вы делаете свою работу правильно, никто не замечает - офис, кажется, работает сам. Но некоторые люди наслаждаются быстрой, но гибкой работой, чувством быть в центре всего. И хороший секретарь все еще может найти работу практически где угодно, в любой организации.
Как использовать списки навыков
Вы можете использовать эти списки навыков в процессе поиска работы. Во-первых, названия этих навыков функционируют как ключевые слова, поэтому используйте как можно больше при написании своего резюме. Не полагайтесь на наемных руководителей, чтобы понять, что у вас есть то, что они хотят, скажите им напрямую.
Во-вторых, вы можете использовать эти же ключевые слова в сопроводительном письме. Сконцентрируйтесь конкретно на тех, кого ваш потенциальный работодатель заботит больше всего. Вы должны будете провести свое исследование, потому что, хотя рабочие места офисных помощников часто похожи, найм супервайзеров различается по приоритетам. Описание работы, вероятно, будет включать в себя список необходимых навыков. Обратите на это внимание.
Наконец, вы можете использовать это обсуждение для планирования вашего интервью. Убедитесь, что у вас есть хотя бы один пример на время, когда вы продемонстрировали навыки из каждой категории, перечисленной здесь.
Это также может помочь в просмотре наших списков навыков, перечисленных по профессиям и типам навыков.
Лучшие навыки офисного помощника
Навыки устного общения: Коммуникация является критически важным умением для офисного помощника. Вам придется взаимодействовать с вашим руководителем, коллегами по офису, специалистами, которым вы помогаете, и, возможно, с клиентами или сотрудниками в других офисах той же организации. Вы все работаете в команде, и вы являетесь ее основным коммуникационным центром. Вам нужно быть веселым, отзывчивым, хорошо информированным, четко выражать свои мысли и быть хорошим слушателем каждый день.
- Ответить телефоны
- Отношения с клиентами
- связь
- Переадресация телефонных звонков
- Принимая сообщение
- Маршрутизация телефонных звонков
- Коммутатор
- телефон
- Вербальная коммуникация
Письменные навыки общения: Большинство офисных помощников много пишут. Они могут писать заметки, заполнять формы, составлять письма или электронные письма. Некоторые создают контент для веб-сайта компании или редактируют текст для других. Ясное, профессиональное письменное общение обязательно.
- переписка
- Эл. адрес
- почта
- Mailings
- Typing
- Обработка текстов
- Письменное сообщение
Дружелюбие: Офисный помощник может быть первым человеком, которого клиент видит при входе в офис. Если в данный момент основной сотрудник офиса отсутствует, помощник офиса может быть единственным, с кем посетитель взаимодействует. Вы должны быть готовы приветствовать каждого посетителя с улыбкой и добрым словом и помочь ему с тем, что ему нужно, насколько вы можете. Таким образом, хорошие навыки межличностного общения являются необходимостью.
- Обслуживание клиентов
- Направление посетителей
- гибкий
- Дружелюбный
- Приветствовать гостей
- Межличностные
- Положительный настрой
- надежность
- Добро пожаловать Посетители
Технологические навыки: В старые времена секретари много печатали. Времена изменились, как и технологии, но офисные помощники могут ожидать, что проведут много времени перед клавиатурой. Вместо пишущей машинки вам придется разбираться во множестве программных приложений. Знание, как сделать легкую техническую поддержку и как исправить непокорный принтер, также не повредит.
- компьютер
- превосходить
- интернет
- Майкрософт офис
- Microsoft Word
- QuickBooks
- Технология
Организация: Офисные помощники должны быть чрезвычайно организованы, чтобы эффективно решать свои многочисленные задачи. Вы также должны помочь организовывать других людей - от ведения календарей до поддержания порядка в офисе.
- Административная поддержка
- Назначения
- Billing
- Календари
- конторский
- Ввод данных
- Доставка почты
- Электронная подача
- Отчеты о расходах
- подача
- Операции на стойке регистрации
- Обработка денег
- Офисные обязанности
- Оргтехника
- Инвентарь канцелярских товаров
- Офисные принадлежности
- Служба поддержки
- организация
- Оформление документации
- Перевозка
Навыки решения проблем: Решение проблем, или навыки критического мышления, важны для любого офисного помощника, так как вы часто будете человеком, к которому другие приходят с вопросами или проблемами.
- Координировать деятельность офиса
- Встречи
- Навыки решения проблем
- Отвечать на запросы
- планирование
- Просмотр и направление звонков
- Электронные таблицы
- Командная работа
- Тайм-менеджмент
- Организация путешествий
