Как написать письмо с выговором сотруднику

Содержание

• Компоненты писем выговора
• Важность подписей
• Дайте возможность для ответа сотрудника
• Образец письма с выговором
• Образец письма выговора № 1 (текстовая версия)
• Образец письма выговора № 2 (текстовая версия)
• Подтверждение получения сотрудником

Письма с выговором - это письма, написанные руководителем для официального заявления о проблеме с производительностью, которую работник должен улучшить. Письма с выговором часто являются шагом в формальном дисциплинарном процессе, который может привести к дополнительным дисциплинарным взысканиям для работника вплоть до увольнения, если работник не может улучшить свое положение.

Письма с выговором являются важным компонентом в документации проблемы производительности работника для работника и работодателя. Письменные письма с выговором четко и конкретно указывают на производительность, которая должна улучшиться, и последствия, если производительность не улучшится.

Эти официальные деловые письма обычно следуют после любых попыток словесного обучения со стороны руководителя. Тем не менее, они часто предстают перед устным исправлением работника, которое называется устным предупреждением или формальным устным предупреждением. Все шаги должны быть направлены на проблему производительности или связанные с ней проблемы производительности.

Компоненты писем выговора

У эффективных писем выговора есть несколько общих компонентов. У них должно быть четкое изложение проблемы или проблемы производительности, которую работник должен улучшить. Можно перечислить несколько примеров того, как сотрудник может изменить свою работу в соответствии с ожидаемыми результатами. Предоставление примеров дает сотруднику общую картину - общее значение - вокруг ожиданий руководителя и компании.

При необходимости укажите график, в течение которого производительность работника должна улучшиться. Эта ссылка может быть в форме даты исполнения или даты окончания, когда руководитель будет переоценивать результаты работы сотрудника.

Объясните, как неэффективность влияет не только на работника, но и на рабочее место, и на успех организации. Дайте четкое представление о последствиях, которые сотрудник может ожидать, если его производительность не улучшится, как описано в письме с выговором.

Важность подписей

Подпись руководителя или менеджера сотрудника важна, когда речь идет о выговорах. В письме обычно указывается, что подпись сотрудника означает, что оно получило письмо. Это не обязательно означает, что они согласны с его содержанием. Вы должны быть конкретны в формулировке, чтобы сотрудник понимал, что он подтверждает получение, а не нарушение.

Дайте возможность для ответа сотрудника

Вы должны дать работнику возможность ответить на вопросы, поднятые в письме с выговором. Возражение должно быть в письменной форме, датировано и подписано работником. Сотрудник может согласиться, не согласиться, выразить раскаяние и т. Д. Опровержения, написанные сотрудником, прилагаются к оригинальным письмам с выговором.

Образец письма с выговором

Это пример письма с выговором. Загрузите шаблон письма с выговором (совместимый с Google Docs и Word Online) или см. Ниже дополнительные примеры.

Образец письма выговора № 1 (текстовая версия)

Кому: Джеффри Джонс

От: Джордж Петерсон

Дата: 1 сентября 2018 г.

Re: письмо выговора

Это официальное письмо с замечанием о том, что ваша работа не соответствует ожидаемым уровням вклада. В вашей работе в качестве технического специалиста по поддержке клиентов ожидания работы были разработаны всей группой экспертов по технической поддержке и их менеджером. Это означает, что они являются общепринятым стандартом для работы каждого специалиста службы технической поддержки.

Вы не можете выполнить следующие способы.

• Количество клиентов, которых вы обслуживаете в неделю, на 30% ниже стандарта, с которым встречаются остальные эксперты службы технической поддержки.
• Степень сложности проблем, на которые вы решаете реагировать, на 40% ниже стандарта, которого достигают остальные сотрудники.
• Время, которое клиенты проводят с вами по телефону, превышает остальную часть персонала на 25%.

Как вы видите, в трех самых важных измерениях производительности для вашей работы вы не добились успеха. Ваш руководитель много раз говорил с вами, и вы прошли дополнительное обучение. Следовательно, мы считаем, что вы не готовы выполнять. Это отрицательно сказывается на загруженности остального технического персонала.

Мы должны увидеть немедленное улучшение во всех трех сферах деятельности или дополнительные дисциплинарные меры вплоть до увольнения. Мы верим, что вы можете улучшить. Нам нужно увидеть немедленное улучшение.

Джордж Петерсон, руководитель

Мариан Демарк, менеджер по персоналу

Образец письма выговора № 2 (текстовая версия)

Кому: Линда Родригес

От: Мэри Уилмонт

Дата: 1 сентября 2018 г.

Re: письмо выговора

Цель этого письма с выговором состоит в том, чтобы официально уведомить вас о том, что ваше присутствие отрицательно сказывается на вашей способности завершить работу. В то время как наемные освобожденные сотрудники не обязаны работать в определенные часы, стандартная и ожидаемая продолжительность рабочей недели составляет сорок часов.

Вы не появлялись на работе, по крайней мере, один день в неделю с момента начала работы, и работаете только тридцать два часа в неделю. Ваш менеджер сообщил вам о наличии свободного времени FMLA по личным или семейным медицинским вопросам. Он также спросил вас, нужно ли вам жилье, чтобы вы могли эффективно выполнять свою работу.

Он предложил вам посетить отдел кадров для обсуждения этих вопросов и вашего участия. Вы отказались от всех трех возможностей, которые мы предложили, чтобы помочь вам улучшить эту низкую производительность.

Реальность такова, что вы не можете выполнить свою работу менее чем за сорок часов. Вам не хватает сроков для ваших рабочих заданий, и ваше опоздание отрицательно сказывается на работе сотрудников отдела маркетинга. Они пропускают свои сроки в результате вашей неспособности выполнить.

Кроме того, ваша незавершенная работа, когда она назначена вашим коллегам, приводит к перегрузке их рабочих нагрузок, поскольку у них уже есть работы, требующие сорока часов работы в неделю. Это несправедливо, и мы не потерпим этих негативных последствий на рабочем месте, начиная с сегодняшнего дня.

Нам нужно немедленно улучшить ваше посещение, иначе мы уволим вас. Это означает, что вы должны посещать работу пять дней в неделю. Если вы не посещаете работу пять дней в неделю, вы не можете достичь целей, ради которых вы работали.

Наши стандартные правила оплачиваемого отпуска дают вам шесть оплачиваемых больничных дней и два личных отпуска, которые вы должны использовать в течение года. Вы должны подать заявку на выходные дни заранее.

Вы уже использовали четыре ваших больничных дня и все ваши личные дни с вашими текущими отсутствиями. Мы не планируем уделять вам больше времени. Таким образом, у вас остается только два больничных дня и оплачиваемый отпуск, которые вы должны запросить заранее.

Если у вас больше нет оплачиваемого свободного времени, мы прекратим вашу работу. Мы надеемся, что вы понимаете, насколько вы близки к потере работы. Вы не будете получать больше предупреждений.

С Уважением,

Мэри Уилмонт, менеджер

Томас Криденс, директор по персоналу

Подтверждение получения сотрудником

Важно создать бумажный след действий выговора сотрудника. Этот процесс позволяет создать доказательство того, что сотрудник получил надлежащее уведомление о проблемах, и были предприняты шаги, такие как консультирование, для исправления ситуации.

Простое подтверждение получения для руководства разъясняет, что сотрудник получил выговор.