Дайте своему боссу уверенность с планом управления рисками

Содержание

• Что такое управление рисками в управлении проектами?
• Планирование управления рисками
• 5-ступенчатый процесс управления рисками
• Шаг 1: Инициировать
• Шаг 2: Определите
• Шаг 3: Оценить
• Шаг 4: Запланируйте ответы
• Шаг 5: Реализация

Лучшие менеджеры проектов полностью доверяют своему непосредственному руководителю и спонсору проекта. Руководители их проектов верят им, когда говорят, что им нужно дополнительное финансирование, больше ресурсов или помощь в решении проблемы.

Когда вы работаете в рискованных ситуациях, вам нужен правильный комплект. Подобно туристу с рюкзаком из веревки и кошек, вам также нужны инструменты, чтобы справиться с проектным риском.

Вы можете повысить доверие своего менеджера к своему проекту с помощью плана управления рисками. Простой пятиэтапный процесс может сильно изменить то, как ваш начальник видит ваш проект (и вас).

Что такое управление рисками в управлении проектами?

Управление рисками в управлении проектами - это процесс выявления, оценки и реагирования на риски проекта.

Риски проекта - это то, что может повлиять на проект (положительно или отрицательно, но обычно люди интерпретируют риск как события, которые могут оказать негативное влияние на проект).

Является ли ваш проект большим или маленьким, с ним будут связаны риски. Эти риски могут быть любыми: от риска, что ваш школьный парад будет обрушен на вас, до риска повышения цены до критического компонента вашей новой печатной платы.

Риск проекта, если не будет правильно управляться, может усложнить успешную реализацию проекта. Непроверенные риски могут добавить время к вашему графику, работать на ваше время и деньги на ваш бюджет. Менеджеры нервничают по поводу такого рода вещей. Всего этого можно избежать с помощью плана управления рисками.

Планирование управления рисками

План управления рисками - это отличный способ повысить вашу уверенность в способности вашей проектной команды выполнить поставленные задачи, что также увеличивает доверие вашего руководителя. Вы хотите, чтобы они поверили, что вы можете сделать это, и вы хотите, чтобы они знали, что может помешать вам успешно выполнить проект. План управления рисками является идеальным инструментом для этого.

И угадайте, что? Начать действительно легко.

Управление рисками проекта представляет собой простой пятиступенчатый процесс. Давайте не будем делать это сложнее, чем нужно. Это то, что вы можете начать сегодня, подготовиться к обсуждению на следующей встрече и закончить, когда кто-то печатает протокол.

5-ступенчатый процесс управления рисками

Как и во многих других аспектах управления проектами, управление рисками - это процесс. Пять шагов:

1. Положить начало
2. отождествлять
3. оценить
4. План ответов
5. Воплощать в жизнь

Если эти термины сейчас мало что значат для вас, пожалуйста, придерживайтесь их - я все объясню.

Шаг 1: Инициировать

Во-первых, вы хотите установить контекст управления рисками в среде управления проектами.

Вероятно, здесь не так уж много работы, потому что кто-то в вашей компании уже подготовил политику корпоративного риска, и все, что вам нужно сделать, это отследить ее. Это объяснит подход компании к риску и даже может потребовать необходимые вам шаблоны. Шаблоны всегда спасают вас от работы, так что следите за ними!

Даже если у вас нет корпоративной политики управления рисками, кто-то, кто управляет проектами, может иметь план управления рисками проекта, который вы можете скопировать. Зачем изобретать велосипед? Повторное использование документов является обязательным, если вы хотите сэкономить время и сделать больше.

Используйте то, что вы обнаружили, для составления плана управления рисками для вашего проекта. Это часть вашего общего плана управления проектом и рассказывает о том, как вы собираетесь подходить к управлению рисками в вашем проекте.

Если вы не знаете, что в него вставить, читайте дальше! Следующие шаги помогут вам лучше понять, о чем говорить в вашем плане управления рисками.

Это повышает уверенность благодаря: Покажите своему менеджеру, что у вас есть подход к решению неопределенности в вашем проекте и что вы активно собираетесь управлять рисками.

Шаг 2: Определите

Как только вы обрисовали подход, вы можете начать работать с ним.

Теперь вы определяете риски, которые будут влиять на ваш проект. Это всего лишь моментальный снимок, и ваш реестр рисков - это то, к чему вы захотите возвращаться снова и снова, чтобы убедиться, что на нем тоже есть что-то новое.

Вы можете определить риски, используя контрольный список общих рисков, опросив заинтересованных сторон по проекту (особенно трудных заинтересованных сторон, поскольку они обычно могут многое сказать о том, что может пойти не так), проведя мозговые штурмы и используя свой здравый смысл.

Вы ищете вещи, которые могут вызвать проблемы, если они когда-либо случались. (Помните, что рисков еще не было. Проблемы проекта - это то, что уже произошло.)

Независимо от того, что вы делаете, вы должны обязательно привлекать других людей. В одиночку у вас не будет всей картины, и вы в конечном итоге пропустите вещи.

Риски могут и должны быть определены любым. Как руководитель проекта, ваша задача состоит в том, чтобы побудить ваших коллег повышать риски вместе с вами, чтобы вы, как команда, могли что-то с ними сделать.

Все выявленные риски должны быть зарегистрированы в реестре рисков. Если у вас есть координатор проекта в команде или специалист по поддержке проекта, они могут это сделать. В противном случае это часть административных задач для вас.

Это повышает уверенность благодаря: Демонстрируя, что вы знаете о ключевых рисках, которые могут повлиять на ваш проект, и что у вас есть средства, чтобы постоянно быть в курсе новых рисков.

Шаг 3: Оценить

Затем риски оцениваются на предмет вероятности и воздействия. Когда вы оцениваете риск, подумайте о том, насколько он вероятен, сколько он будет стоить и сколько времени он, вероятно, добавит к графику вашего проекта.

В качестве дополнительной меры вы также можете оценить близость, что означает, насколько близко во времени может произойти риск. Риск с высокой близостью потенциально может произойти в ближайшее время. Риск с низкой близостью может произойти в какой-то момент в отдаленном будущем. Это может дать вам еще один фактор для расстановки приоритетов вашего времени и энергии, когда дело доходит до борьбы с рисками.

Это повышает уверенность благодаря: Обеспечение вашего менеджера, что все в команде имеют четкое представление о том, что произойдет, если любой из этих рисков действительно материализуется.

Шаг 4: Запланируйте ответы

Теперь мы подошли к содержательной части вашего плана управления рисками. На этом этапе вы решаете, как управлять риском, определяя соответствующий ответ.

Мы делаем это потому, что до сих пор все, что у вас есть, - это список того, что может случиться, что ваш проект будет сбит с курса, и насколько велика будет сделка. Далее ваш менеджер захочет узнать следующее: что вы собираетесь с этим делать?

Как правило, есть четыре вещи, которые вы можете сделать, чтобы справиться с рисками проекта и управлять ими. Они есть:

• Избегайте: примите меры, чтобы предотвратить этот результат.
• Передача: переложите ответственность на другую сторону, например, с помощью страхового полиса.
• Смягчение: примите меры, чтобы уменьшить влияние проблемы, если оно возникает.
• Принять: понять, что может возникнуть опасный исход, и с согласия вашей команды не предпринимать никаких действий для его предотвращения.

Некоторые из ваших рисков могут иметь положительный результат. Например, существует риск того, что вы продадите столько нового продукта, что сломаете телефонные линии. Это было бы неплохо, но все же есть риск, который вы должны планировать.

Есть несколько способов подготовиться к положительному риску, включая:

• Эксплойт: Делайте все возможное, чтобы убедиться, что этот результат произойдет, чтобы вы могли пожинать плоды.
• Поделиться: Работайте с другим коллегой или компанией, чтобы повысить вероятность положительного риска.
• Улучшение: Влияйте на факторы, которые могут способствовать положительному результату, и постарайтесь получить еще большую выгоду.
• Принять: признать возможность положительного риска и ничего не делать.

Вам необходимо определить, какая стратегия реагирования является наилучшей для каждого риска в вашем реестре. Например, вы можете решить, что риск обрушения крыши завода - это то, что вы просто примете, так как это вряд ли произойдет. Тем не менее, риск того, что пищевое отравление уносит половину вашей рабочей силы, - это то, что вы активно собираетесь уменьшить, переобучив весь свой персонал общественного питания. Если это произошло раньше и на самом деле вполне вероятно, если вы не сделаете что-то с этим, вы захотите уменьшить риск.

После того, как ответ определен и согласован, владельцы рисков могут быть назначены для выполнения плана действий по управлению рисками. Другими словами, вам нужно, чтобы кто-то был ответственным за выполнение задач, согласованных в вашем плане.

Это повышает уверенность благодаря: Покажите своему менеджеру, что вы обдумали, что делать с вещами, которые могут вызвать проблемы для вашего проекта, и что вы разрабатываете планы по снижению неопределенности и риска для проекта.

Шаг 5: Реализация

Ваш план управления рисками должен теперь включать, кто будет нести ответственность за выполнение действий по снижению риска для каждого риска. Теперь они должны выполнять эти задачи, чтобы вы активно управляли открытыми рисками.

Это повышает уверенность благодаря: Демонстрируя, что вы и ваша команда проекта можете выполнить то, что, как вы сказали, вы сделаете. Отчетность о том, чего вы достигли, и о рисках, которые вы снизили, показывает вашей управленческой команде, что вы серьезно относитесь к предоставлению и выполнению того, что нужно для защиты вашего проекта от проблем.

После того, как риск прошел - когда он больше не актуален, потому что он уже произошел или больше не может случиться, - вы можете закрыть его из своего реестра рисков.

Внедрение этого плана управления рисками проекта может отличить вас от других менеджеров. У вашего собственного босса будут доказательства того, что вы можете стратегически и творчески подумать о том, что может привести к тому, что ваш проект отклеится, и, что самое важное, что-то с этим сделать. Вы будете человеком, активно решающим проблемы до того, как они возникнут, сметающим дорожные заграждения и готовым ко всему!

Быть замеченным в управлении рисками проекта - верный способ быть менеджментом в качестве безопасной пары рук. Вам не нужно много опыта или сертификатов, чтобы начать успешно управлять рисками проекта (хотя формальная квалификация в управлении рисками существует). Этот простой пятиэтапный процесс скоро будет означать, что управление рисками проекта встроено в планы вашего проекта.