Приветствия по электронной почте, которые читают
Содержание
Согласно BusinessInsider.com, средний сотрудник тратит около 25% своего рабочего дня на работу с сотнями электронных писем. В то время как некоторые люди нуждаются в обновлении базового этикета электронной почты, другие допускают ошибки просто потому, что они перегружены огромным объемом общения.
Во время поиска работы вы, вероятно, будете отправлять множество писем, включая сопроводительные письма, благодарственные письма и сообщения, связанные с поиском работы.
Потратьте время, чтобы избежать смущающих ошибок, таких как неправильное написание чьего-либо имени, и обязательно пишите заметки, которые получают ответ.
Начните с профессионального приветствия
Стремитесь к ясности в вашей теме. Выберите что-то прямое, определяющее цель вашей электронной почты, например «время встречи изменилось» или «быстрый запрос о вашем предложении».
Старайтесь не вешать морковку с помощью тизера типа «Я должен сообщить вам ...», который пытается заманить чтение в открытое письмо, чтобы получить ваше намерение. Люди часто решают, открывать ли письмо, основываясь на теме письма, поэтому выбирайте письмо, в котором четко указана ваша цель.
Используйте профессиональное приветствие. Включите соответствующее приветствие для обстоятельств и получателя. Некоторые приветствия работают в электронном письме, но не используются в обычном письме, в то время как некоторые приветствия работают для обоих.
Выберите приветствие на основе того, насколько хорошо вы знаете человека, которому вы пишете, и типа сообщения, которое вы отправляете. Например, если вы пишете кому-то, кого вы знаете, «Привет Джим» уместно. «Уважаемый мистер / миссис Смит» будет уместно при приеме на работу или написании делового письма.
Не открывайте электронное письмо с надписью «эй», которое звучит очень неформально и обычно не используется на рабочем месте. Кроме того, избегайте "Привет, ребята" или "Привет, ребята", даже если характер вашей электронной почты смягчен.
Приветствие Примеры
- Уважаемый Имя Фамилия(это хорошо работает, если вы не знаете пол человека, которому пишете)
- Уважаемое имя(при переписке с кем-то, кого вы знаете)
- Привет имя(При переписке с кем-то, кого вы знаете)
- Уважаемый господин / госпожа. Фамилия
- Уважаемый господин / госпожа. Имя Фамилия
- Уважаемый доктор Фамилия
- Для предъявления по месту требования
- Уважаемый менеджер по персоналу
- Уважаемый менеджер по найму
Используйте правильную пунктуацию после вашего приветствия. Для более формальных электронных писем используйте точку с запятой после имени. Для знакомых вам людей или более случайной переписки используйте запятую после имени приветствия.
Избегайте распространенных ошибок
При написании электронного письма иногда возникают следующие ошибки, когда люди спешат быстро набросать сообщение. Потратьте время, чтобы просмотреть ваше сообщение и выполните следующие шаги.
- Добавьте адрес электронной почты последним.Если у вас нет возможности отменить отправку электронного письма, добавьте адрес в последнюю очередь, если вы склонны к быстрому нажатию. Вставляйте имя получателя только тогда, когда вы уверены, что ваша электронная почта готова к отправке.
- Избегайте старой ошибки «ответить всем».Следите за своим триггерным пальцем при нажатии «Ответить всем». Подумайте, действительно ли всем в списке нужно прочитать то, что вы хотите сказать. Кроме того, помните о старых письмах в цепочке, которые могут не отображаться в списке «Ответить всем».
- Полегче на юмор. Юмор может быть трудно различить в электронном письме, поскольку ваш тон не обязательно просвечивает. Без языка тела, выражения лица или ритма юмор может развалиться или даже непреднамеренно оскорбить читателя. Будьте осторожны и не используйте это.
- Корректура.Не делайте ошибку, думая, что люди будут прощать опечатки в неофициальных электронных письмах или что ошибки будут допускаться, если вы печатаете по телефону. Вас могут судить строго по ошибкам в вашей электронной почте, особенно если они безудержны. Не полагайтесь на проверку орфографии, которая часто может выбрать для вас неправильное слово. Корректируйте ваши электронные письма так же, как и любой важный документ. В частности, всегда проверяйте и перепроверяйте правильность написания имен людей.
- Не используйте смайлики или смайлики. Почтовые сообщения все больше напоминают текстовые сообщения. Сообщения на рабочем месте теперь иногда включают смайлики или улыбающиеся лица. Хотя они становятся все более распространенными, избегайте смайликов и смайликов в официальной переписке. Если ваше электронное приветствие содержит фамилию человека, это верный признак того, что вы должны оставить смайлики и смайлики.
- Помните, что электронная почта длится вечно.Подумайте дважды, прежде чем написать что-нибудь личное или конфиденциальное, уволить кого-нибудь по электронной почте, оскорбить кого-либо или ответить гневом. Даже удаленные электронные письма могут быть восстановлены из резервных копий данных. Подобные взаимодействия лучше всего проводить лично. Применить правило 24 часов. Если вы не уверены, стоит ли отправлять сообщение, подождите до следующего дня, чтобы принять решение. Еще одно хорошее практическое правило: не пишите ничего в электронном письме, которым вы не хотели бы делиться публично, например, в показаниях или в социальных сетях, например.
