Какая информация хранится в медицинских записях сотрудников?
Содержание
Медицинская карта работника является хранилищем для всего, что связано со здоровьем, пособиями по болезни, отпуском, связанным со здоровьем работника, а также с выбором пособий и покрытием для работника. Работодатель ведет медицинскую карту отдельно для каждого работника. Содержимое этих файлов никогда не смешивается с любым другим файлом сотрудника, таким как файл персонала.
Поскольку медицинская карта содержит конфиденциальную и конфиденциальную информацию, она должна находиться в безопасном, закрытом и недоступном месте. Картотека, в которой хранятся медицинские документы сотрудников, также должна быть закрыта, а персонал отдела кадров должен иметь только ключи. Доступ к медицинским картам сотрудников ограничен только персоналом.
Закон о мобильности и подотчетности медицинского страхования 1996 года (HIPAA) обязывает работодателей защищать медицинские записи сотрудников как конфиденциальные; медицинские записи должны храниться отдельно и отдельно от других деловых записей. Никогда не храните медицинские записи сотрудника в общем личном деле сотрудника.
Из-за конфиденциальности информации записи должны быть изолированы от файлов, к которым могут иметь доступ такие сотрудники, как супервизоры или менеджеры. (На самом деле, это также рекомендуется для личных дел в целом - предоставьте доступ только персоналу отдела кадров).
Содержание медицинской карты сотрудника
Это типы предметов, которые следует безопасно хранить в медицинской карте сотрудника. Если вы сомневаетесь, допустите ошибку в защите медицинской информации ваших сотрудников.
- Заявления и формы медицинского страхования
- Заявления и формы страхования жизни
- Информация о назначенном бенефициаре
- Заявки на любые другие льготы для сотрудников, которые могут потребовать медицинской информации, такой как страховка зрения
- Запросы на оплачиваемые или неоплачиваемые медицинские отпуска
- Отчеты о семейных медицинских и отпускных актах (FMLA) и связанные с ними заявления и оформление документов
- Документы, подписанные врачом FMLA
- Документация о болезнях члена семьи или ребенка, в отношении которого вы подаете заявление на время FMLA для обеспечения постоянного ухода
- Медицинская справка об отпусках для сотрудников, которые не имеют права на свободный отпуск FMLA
- Медосмотры, заметки, переписка и рекомендации
- Медицинские оправдания для невыходов на работу или опоздания от врача
- Медицинские ограничения работы с документацией от рекомендующего врача
- Отчеты об авариях и травмах, включая документы, необходимые для OSHA
- Отчеты о компенсации работникам о травмах или заболеваниях
- Любая другая форма или документ, который содержит личную медицинскую информацию о сотруднике
Если вы будете хранить эти файлы в тайне, ваши сотрудники будут доверять вам, и вы будете поддерживать дух и значение закона.
Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, и законы и положения о занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения правильны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.
