Как организовать ваши документы
Содержание
- Начиная
- Соберите свои документы
- Categorize
- Отдельные жизненно важные документы
- Продублируйте свой кошелек
- Создать простую систему регистрации
- Текущее обслуживание
Большинство людей не думают о важном документе, пока им это не нужно. Если ваши документы разбросаны повсюду, а у вас дома нет системы центральной организации, вы можете тратить много времени и сил на поиск вещей. Вы можете даже что-то потерять.
Начиная
С помощью нескольких простых шагов вы можете упорядочить ваши важные бумажные документы: вам понадобится небольшой картотечный шкаф с двумя ящиками или переносная вешалка для файлов, висящие файлы шести разных цветов, манила третьего сечения, папки с верхней вкладкой и дополнительный пожаробезопасный сейф. Или вы можете купить большой вкладыш и вкладки вкладки. Теперь вы готовы начать.
Соберите свои документы
Прежде чем вы сможете организовать все ваши важные документы, вы должны найти их. Иногда легче сказать, чем сделать. Проверьте свои ящики домашнего офиса и документы, сложенные на вашем столе или столе. Проверьте стопки бумаги, загромождающие кухонные столешницы, а также кухонные ящики и корзины. Посмотрите на комод в спальне и тумбочку. Наконец, что не менее важно, проверьте свой кошелек или портфель на наличие важных документов, которые вы случайно носите с собой.
Categorize
Самые важные документы попадают в одну из следующих шести категорий. Сортируйте все собранные документы следующим образом:
- Записи о доме и недвижимости: Ипотека, имущественные акты, проекты и квитанции об обустройстве дома, руководства по эксплуатации и гарантии, информация о налоге на имущество, полисы страхования жилья и руководства
- Авто записи: Названия, записи о техобслуживании, страховые полисы и информация, информация о займе и платежные записи
- Медицинские записи: страховые полисы, пособия по медицинскому страхованию, объяснение медицинских льгот, счета за лекарства, списки рецептов, гибкие данные счета расходов, медицинские квитанции, медицинские указания, полисы страхования жизни
- Финансовые записи: Банковские выписки, налоговые декларации, записи о налоговых вычетах, записи об инвестициях, записи о займах, выписки по кредитным картам
- Электроника записей: Контракты на мобильные телефоны и руководства по оборудованию; квитанции о продаже и гарантии на компьютеры, ноутбуки и планшеты; кабельные и интернет-планы и счета; чек и руководство по продажам беспроводного маршрутизатора
- Личные записи: Свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, документы об опеке, информация о социальном обеспечении, записи об иммунизации, паспорт, записи о военной службе, записи о крещении и конфирмации, завещания, план похорон и информация о месте захоронения. Вы должны иметь это для каждого члена семьи. Если у вас есть домашние животные, вы также можете включить их важные документы, такие как ветеринарная информация и информация о вакцинах, в эту категорию.
Отдельные жизненно важные документы
Большинство ваших важных документов можно хранить в обычном картотеке или в переносной вешалке. Некоторые, однако, на самом деле должны храниться в несгораемом сейфе или в выездном варианте хранения, такие как сейф.
Жизненно важные документы - те, которые было бы очень трудно или трудоемко заменить. Они могут содержать конфиденциальную личную информацию, которая может быть скомпрометирована ворами в случае кражи. Между тем, если ваш дом был разрушен пожаром или наводнением, вы бы хотели, чтобы эти жизненно важные документы остались нетронутыми.
Для большинства людей следующие документы будут считаться жизненно важными: информация о социальном обеспечении, свидетельства о рождении, страховые полисы и контактная информация агента, завещания, имущественные документы, права на автомобиль, паспорта и любые контракты или соглашения, для которых требуется оригинальная подпись.
Составьте основной список всех жизненно важных документов, которые вы помещаете в свой огнеупорный сейф или в хранилище вне помещения.
Продублируйте свой кошелек
Большинство из нас ежедневно несут в своем кошельке важную информацию, и в случае ее утери или кражи будут серьезно неудобны.
Сделайте копии своих водительских прав, карты донора органов, карты медицинского страхования, членских билетов в тренажерный зал, библиотеку, программы лояльности в продуктовых магазинах, складские клубы и т. Д., И, самое главное, все кредитные и дебетовые карты (копия на лицевой стороне) и назад). Сохраните эти копии вместе с другими важными бумажными документами.
Создать простую систему регистрации
Чем проще система регистрации, тем больше вероятность того, что вы будете использовать ее на постоянной основе. Возьмите каждую категорию важного документа и назначьте цвет свисающего файла:
- Дом и записи о недвижимости
- Авто записи
- Записи о здоровье
- Финансовые записи
- Электроника Рекордс
- Личные записи
Добавьте в свою систему хранения соответствующее количество файлов для подвешивания, соответствующее количеству документов в каждой категории.
Используйте манильские папки и создайте папку для каждого отдельного документа в каждой категории. Поместите папки в соответствующий цветной раздел файла для подвешивания.
Если вы приобрели большую вкладку с тремя кольцами и вкладки вкладок, пометьте вкладки одинаковыми именами записей, пробейте все документы и организуйте их. Если документы не могут быть перфорированы, поместите их в папку и вместо этого перфорируйте папку.
Если оформление документов не ваша вещь, это может быть момент освобождения. Вы можете отсканировать все эти документы, сохранить их на жестком диске, а затем уничтожить оригиналы.
Но используйте свое усмотрение, поскольку некоторые документы лучше оставить сохраненными. Храните оригиналы всех важных документов. Используйте свое лучшее мнение о других. Большинство финансовых учреждений счастливы, когда вы идете без бумаги.
Текущее обслуживание
Как только ваши важные документы организованы, держите их в таком порядке. Каждый месяц, когда вы оплачиваете свои счета, регистрируйте новые документы в соответствующем разделе вашей системы регистрации. В то же время ищите любые документы, которые вы удалили из системы в течение месяца, которые все еще могут быть вне системы регистрации. Перезаписать их. Не реже двух раз в год просматривайте документы в своей системе регистрации, чтобы узнать, можно ли их удалить. Хорошее расписание должно соблюдаться в начале календарного года и в конце каждого учебного года.
Приложив немного усилий, вы сможете получить долгосрочные выгоды и сэкономить время, организовав важные бумажные документы.
