Используйте всю мощь программы предложений сотрудников

Содержание

• Вашей компании нужна коробка предложений?
• Как настроить команду проверки
• Шаги к успеху
• Награды и признание
• Обратная связь в вашей программе предложений сотрудников
• Больше указателей для программы успешного предложения

Хорошо продуманная программа предложений сотрудников, запущенная с организационной приверженностью, ясностью и постоянным общением, может оказать положительное влияние на итоги деятельности компании и вселить в ее сотрудников мотивацию и энтузиазм.

Непродуманная, спешно запущенная, неопределенная программа предложения сотрудников может отключить людей и вызвать недоброжелательность, цинизм и недопонимание. Это - судьба многих программ предложения сотрудника, бездумно запущенных через ящик предложения сотрудника. Так что планируйте сначала.

Вашей компании нужна коробка предложений?

Перед запуском программы предложений сотрудников рассмотрите свою корпоративную культуру. Получаете ли вы в настоящее время свежие и вдумчивые идеи?

Если предложения служащих уже просачиваются на поверхность на собраниях сотрудников и в непринужденной беседе, требуются более неформальные методы культивирования новых идей, чем полноценная программа предложений сотрудника или ящик для предложений. Например:

• График ведомственного мозгового штурма.
• Генерация идей по конкретным темам во время вашей еженедельной встречи сотрудников.
• Установите ежемесячный обед для каждого сотрудника, чтобы представить хотя бы одну идею.
• Попросите менеджеров принести три идеи сотрудников на каждую встречу менеджеров.

Если вам нужно добиться большего успеха, начните с вопроса, что в вашей культуре душит идеи? Ваша программа должна устранить или преодолеть эти препятствия перед тем, как вы начнете, иначе любая программа предложения сотрудников обречена на провал.

Как настроить команду проверки

Успешные программы предложений сотрудников требуют управления. Создайте многофункциональную команду, способную реализовать полученные предложения. Команда должна рассмотреть предложения и подтвердить их получение в течение 48 часов. Если в эту команду входят все менеджеры или все директора, это может восприниматься как неприкосновенность или блокирование изменений. Таким образом, люди на этом должны быть готовы измениться и желать спросить «почему нет», а не «почему»?

Все отделы, особенно финансы, должны быть представлены. Если менеджеры или директора рассматривают предложения, сделайте обзор частью запланированной встречи, с предложениями, распространенными и рассмотренными заранее. Если выбранная вами группа для рассмотрения предложений является межфункциональной группой сотрудников, выбор членов команды для группы по рассмотрению предложений должен включать в себя позиции, отражающие то, как бизнес обычно достигается в вашей культуре.

Если команда встречается чаще, чем раз в месяц, она становится большей работой, чем обычно хотят делать люди. Ротация членов этой команды 4-6 раз в год, но не всех участников одновременно.

Шаги к успеху

Установите области для предложений: Установите руководящие принципы для тем, открытых для предложений - если только вы не хотите поощрять только такие вещи, как «поставьте машину с мороженым в столовую» или «по пятницам пойдем домой рано». Скорее всего, они будут включать идеи, которые влияют на экономию, качество, производительность, улучшение процессов, получение доходов и повышение морального духа.

Сообщите процесс представления и рассмотрения: Публично поделитесь всеми руководящими принципами и особенно целями, которые вы пытаетесь достичь, запустив программу предложений сотрудников.

Требуются подробности о реализации: Идею легко отбросить, поэтому потребуйте объяснения от того, как, по их мнению, она должна быть реализована. Вам не нужен полноценный план действий, но больше, чем предложение или два.

Запрашивать потенциальное влияние: Требуется, «почему» и «как» идея повлияет на компанию, в том числе анализ экономии средств. Но держите процесс простым. Не выключайте сотрудников с самого начала с трехстраничной формой, которая кажется обременительной.

Дело обстоит иначе, когда это собственная работа сотрудника: Сотрудники всегда должны думать о том, как улучшить свою работу, не обходя ее командой одобрения. Дайте менеджерам способ вознаградить людей, которые предлагают идеи, которые должны быть реализованы немедленно, но соответствуют целям программы предложений.

Назначить ответственного сотрудника: Назначьте администратора для программы предложений сотрудников, который позаботится о том, чтобы процесс шел в соответствии с обещаниями и не увязнет в утомительной неэффективной проверочной комиссии.

Назначить чемпиона из высшего руководства: Это придает доверие к программе предложений сотрудников и заставляет их чувствовать себя важными.

Награды и признание

Награда за реализованные предложения должна быть четко определена в начале. Если идея сотрудника экономит деньги компании, во многих программах предложений сотрудников сотрудник получает процент от экономии средств. Эта награда может составить 5-20% доказанной экономии.

Признайте, что экономию затрат трудно «доказать», если у вас нет хороших цифр, определяющих процесс до того, как предложение сотрудника будет реализовано. Зачастую первым шагом в реализации предложения по экономии средств является «измерение» процесса, чтобы убедиться, что вы знаете, как он работает в настоящее время.

Другие, менее измеримые идеи процесса требуют стандартного обозначенного вознаграждения. Часто для работника важнее всего признание.

Награды могут включать товары с логотипом компании, подарочные сертификаты, обед с менеджером по выбору сотрудника, ежеквартальный наградной ужин и указание на покупку более дорогих товаров из каталогов.

Действительно, учитывая сложность измерения результатов многих предложений сотрудников, некоторые компании предлагают эти награды за признание, даже когда идеи существенно прибавляют в итоговой сумме. Это не так мотивирует, как сотрудник, получающий часть сбережений, реализованных в течение определенного периода времени.

Обратная связь в вашей программе предложений сотрудников

Сделайте обратную связь людям с предложениями приватными, особенно если идея отклонена. В противном случае люди вряд ли высунут свои шеи, предлагая необычные предложения, которые, возможно, являются вашими самыми плодотворными.

Когда предложение сотрудника реализуется и приводит к вознаграждению, публично признайте вклад на собрании персонала с разрешения вовлеченного сотрудника. Кроме того, вы можете опубликовать предложение сотрудника, имена сотрудников в команде по внедрению и вознаграждение.

Во многих организациях предложения, по-видимому, исчезают в темной дыре, из которой они могут не появиться в течение нескольких месяцев - гарантированный провал программы предложений для сотрудников.

Держать участников программы предложений сотрудников в курсе хода их предложений важнее, чем быстрое получение ответов. Сотрудники просто хотят знать, что происходит с их идеями.

Популярный подход к реализации предложения заключается в том, чтобы включить его в любую группу по внедрению. Это также держит предложения в разумных пределах. Как минимум, если предложение принято, установите график реализации, который понимает участник.

Больше указателей для программы успешного предложения

Программы предложений сотрудников должны подчеркивать качество, а не количество предложений. Многие программы поощряют обратное, приводя в уныние, когда они не приносят много денег и времени.

Анонимные предложения сотрудников не рекомендуются. Люди должны быть готовы публично поддержать свои идеи. Это тип корпоративной культуры, который вы должны поощрять, чтобы создать успешную организацию.

Награда не только сотрудников, которые подают идеи победы. Награда и признание менеджеров и руководителей, которые делают все возможное, чтобы поощрять предложения сотрудников и уходить с пути прогресса.

Изменяющие игру идеи приходят отовсюду. Также рассмотрите возможность включения клиентов и поставщиков в качестве подсказок, особенно по мере того, как вырастает ваша программа предложений сотрудников.