Топ 10 способов сделать удаленную встречу эффективной

Содержание

• Вам нужны отличные технологические инструменты
• Придерживайтесь Основы Успешной Встречи для Удаленных Встреч
• Не стоит недооценивать фактор социализации
• Отключить звук при необходимости
• Поделитесь своими реакциями
• Дресс-код для удаленных встреч
• Дайте всем участникам шанс выступить
• Используйте функцию чата и видео-возможности инструмента
• Не бойтесь решать сложные вопросы во время удаленной встречи
• Относитесь к людям с добротой и уважением
• Суть

До кризиса с коронавирусом компании сами решали, хотят ли они, чтобы сотрудники работали удаленно или требовали постоянного присутствия в офисе. Внезапно мир перевернулся с ног на голову, и большинству предприятий потребовалось переключиться и адаптироваться к удаленной рабочей модели.

Тем не менее, даже когда приказы о пребывании дома в конце концов заканчиваются, знание того, как эффективно проводить дистанционное собрание, все равно будет хорошим навыком. Также вероятно, что этот опыт удаленной работы - по крайней мере, часть, если не все время - соберет некоторых сторонников. Вот 10 способов помочь вам сделать ваши удаленные встречи наиболее эффективными.

Вам нужны отличные технологические инструменты

Когда вы работаете в культуре «принесите свое устройство» (BYOD), у людей будет множество систем и возможностей. Однако у ваших сотрудников может не быть того, что им нужно для участия в успешной видеоконференции. Подумайте о том, чтобы стандартизировать ноутбуки или хотя бы установить минимальный стандарт, чтобы видеоконференции были четкими и эффективными.

Вам понадобится несколько типов технологий, согласованных для удаленных собраний, чтобы сотрудники стали эффективнее и опытнее. Это также может означать инвестиции в качественные гарнитуры, которые могут помочь устранить фоновый шум, а также предотвратить обратную связь с другими пользователями по поводу видеовызова.

Придерживайтесь Основы Успешной Встречи для Удаленных Встреч

Побочные разговоры и болтовня перед началом личной встречи - это обычное дело, но в виртуальных ситуациях это не всегда хорошо работает. Эксперты по встречам Боб Фриш и Кэри Грин предлагают иметь формальную структуру, назначенного фасилитатора, повестку дня и установить временные рамки, чтобы ваша виртуальная встреча проходила гладко.

Как и в случае любой успешной встречи, вам также необходимо быть в курсе причин, по которой вы проводите собрание, цели и ожидаемых результатов решения, результатов или результатов.

Не стоит недооценивать фактор социализации

Существуют различные причины, по которым удаленные сотрудники могут хотеть проводить встречи: обмен информацией, мозговые штурмы, координация действий и просто общее построение команды. Но одной из важных причин проведения удаленной встречи является социализация. Удаленно расположенные команды должны создавать социальные связи, чтобы лучше работать вместе. Прямо сейчас вам может потребоваться проводить больше собраний, чем в «нормальное» время, потому что очень много людей чувствуют себя изолированными и оторванными друг от друга.

«Чем больше вы сможете создать чувство общности прямо сейчас, тем лучше будет для каждого эмоциональное здоровье и производительность труда», - говорит исполнительный директор цифрового агентства Говард Тирски. «Хорошо организованная встреча на самом деле может быть ярким пятном в другой скучный и удручающий день».

Виртуальный ледокол или занятие также поможет вам начать удаленную встречу на позитивной ноте и будет стимулировать разумный переход к основной теме лучше, чем пустая болтовня. Даже веселый ледокол помогает согреть разговор группы.

Отключить звук при необходимости

Фоновые шумы, такие как люди, делающие заметки на своих ноутбуках, добавляют огромный шум виртуальной встрече. Напомните участникам, чтобы они отключали звук, если они будут печатать (если они не разговаривают) или если на заднем плане будет слышен другой шум, такой как дети, телевизоры, трафик и домашние животные.

Поделитесь своими реакциями

Несмотря на то, что вы можете видеть членов своей команды, чем больше людей присутствует на удаленном собрании, тем меньше вы можете видеть реплики друг друга и читать язык тела - важные компоненты общения в такой среде. Это может привести к неприятным ощущениям.

Когда люди на нем, в тандеме с отсутствием языка жестов и общей неловкостью ситуации на удаленном собрании, у вас могут возникнуть проблемы с реакцией людей.

Если кто-то шутит, произнесите вслух: «Это смешно», потому что он может не увидеть вашу улыбку или услышать ваш смешок.

Дресс-код для удаленных встреч

Работа на дому обычно делает рабочий день более спокойным, но некоторые люди слишком сдерживаются. Например, судья во Флориде должен был напомнить адвокатам, чтобы они вставали с постели для виртуальных судебных слушаний и надевали обычную одежду. Убедитесь, что ваши сотрудники знают ожидания бизнеса в отношении их деловой одежды.

Дайте всем участникам шанс выступить

На регулярной встрече вы можете ожидать, что люди будут говорить, когда это необходимо. Из-за нехватки социальных сигналов и рекомендуемого приглушения люди могут испытывать затруднения, говоря, что им нужно сказать. Ведущий или руководитель встречи должен попросить людей высказаться или дать всем участникам возможность высказать свое мнение или поделиться идеями.

На удаленном собрании некоторым сотрудникам удобнее говорить, и вы не хотите позволять кому-либо доминировать. Таким образом, ведущий может захотеть вызвать людей по имени, чтобы каждый член команды мог общаться.

Используйте функцию чата и видео-возможности инструмента

Если ваш инструмент виртуальной встречи имеет функцию чата, попросите людей использовать его. Окно чата является ценным местом для того, чтобы отмечать важные идеи и задавать вопросы, не прерывая докладчика.

Вы также можете попросить своих удаленных участников собрания включить видео компонент инструмента или ноутбука. Это полезный способ помочь людям оставаться на задании и эффективно участвовать в удаленном собрании.

Если вы видите друг друга, вы знаете, участвует ли ваш коллега во встрече. Если вы пользуетесь визуальным контактом, попросите участников сидеть в спокойной и не отвлекающей визуально области своего дома.

Не бойтесь решать сложные вопросы во время удаленной встречи

Как намекают Фриш и Грин из Harvard Business Review, может быть заманчиво просто предложить всем подождать, пока они вернутся в офис, чтобы решить определенные насущные проблемы, но вам нужно заняться сегодняшними актуальными темами. Откладывание проблем позволяет им ускоряться, что препятствует успеху в бизнесе.

Относитесь к людям с добротой и уважением

В то время как люди, как правило, более застенчивы на камеру, чем в личных беседах, проявление вежливости всегда является хорошим советом для любой формы встречи. Не критикуйте людей за их освещение, расположение камеры или другие визуальные проблемы во время встречи. Время исправить все это до встречи один на один.

Суть

Надеемся, что эти советы помогут вашим удаленным встречам стать более эффективными и полезными. Они должны не только служить инструментом, который поможет вашим сотрудникам чувствовать себя более комфортно, сидя перед камерой и принимать участие, но и укреплять вашу способность вести беседу и управлять ею. И, как и многие другие задачи на работе, ваши виртуальные встречи улучшатся со временем, практикой, настойчивостью и терпением.